Olijaon käsittelee osana tuotteiden myyntiä asiakkaiden henkilötietoja. Toiminnan vastuullisuuteen kuuluu, että asiakkaiden henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja yksityisyyttä kunnioittaen. Tarkempi kuvaus henkilötietojen käsittelystä on alla olevassa tietosuojaselosteessa, joka on tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

1. Rekisterinpitäjä
Olijaon (yksityinen elinkeinonharjoittaja)

2. Yritystunnus
3415360-3

Osoite
Tilanhoitajankaari 22 A 12, 00790 Helsinki

3. Rekisterinpitäjän vastuu- ja yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Katja Lähtinen
katja@olijaon.fi

4. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterin käyttötarkoitus on yhteydenpito asiakkaiden kanssa seuraavissa tarkoituksissa:

- Asiakassuhteen ylläpito (esim. vastaaminen yhteydenottoihin, keskustelujen käyminen, tilausten hoitaminen)

- Asiakkaan ja myyjän välinen kaupankäynti (esim. myyntitapahtumien ja rahaliikenteen varmentaminen)

Asiakasrekisteriä ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin.

6. Tietosisältö ja tietolähteet

Asiakasrekisteriin kerätään henkilöitä yksilöiviä perustietoja (esim. nimi/yritys, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero). Tietoja kerätään yksinomaan asiakkailta itseltään tekemiensä yhteydenottojen perusteella.

7. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Asiakasrekisteriä voivat käyttää seuraavat tietojärjestelmät:

- Microsoft 365 -ohjelmistot.

- WordPress-työkalut.

- Olijaon-yrityksen sosiaalisen median kanavat, jotka käyttävät vain käyttäjiltään kanavien käytön yhteydessä keräämäänsä tietoa. Mitään Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä Olijaon-yrityksestä sosiaalisen median kanaville.

8. Tietojen luovutus ja siirto

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirto EU:n ulkopuolelle voi kuitenkin väliaikaisesti tapahtua erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä (esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin). Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

9. Tietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa kohdassa 5. kuvattuihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty. Asiakasrekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Tiedot merkitään Asiakasrekisteriin asiakkaan itsensä ilmoittamassa muodossa ja niitä päivitetään asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemien ilmoitusten mukaan.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteriin pääsevät vain ne Asiakasrekisterin pitäjän työntekijät, joille on tarpeellista päästä Asiakasrekisteriin työtehtäviensä hoitamiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy Asiakasrekisteriin tallennettuihin henkilötietoihinsa. Pyynnön tehneen asiakkaan henkilöllisyys tulee varmentaa kohtuullisia keinoja käyttäen.
 
Asiakasrekisteristä henkilötietojaan haluavan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sähköpostitse. Tarvittaessa rekisteröidyn tulee varmistaa henkilöllisyytensä kuvallisella henkilötodistuksella paikan päällä Olijaon-yrityksen tiloissa. 
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa.
 
12. Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakasrekisteriin merkityllä on oikeus pyytää oikaisemaan tai täydentämään häntä koskevia virheellisiä tai puutteellisia tietoja.

13. Suostumuksen peruuttaminen

Asiakas antaa suostumuksensa tietojensa rekisteröintiin ottamalla yhteyttä kohdassa 5. mainitun mukaisesti. Suostumus on koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, jotka on tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteella kerätty.
 
14. Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

15. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta, on hänellä oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelu tehdään erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja.fi).

16. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tähän tietosuojaselosteeseen saattaa tulla päivityksiä esimerkiksi Olijaon-yrityksen toimintatapojen muuttuessa tai tietosuojasuositusten vaihtuessa. Päivityksiä saatetaan joutua tekemään myös lainsäädännön muuttuessa. Mahdolliset muutokset tulevat voimaan, kun Olijaon-yritys on julkaissut päivitetyn tietosuojaselosteensa.